En amont de l’acte d’achat proprement dit, des informations sont échangées entre des fournisseurs potentiels et l’acheteur. On peut distinguer cinq étapes :
- la définition du besoin consiste à savoir quels produits il faut acheter et en quelle quantité ; pour cela, l’acheteur consulte les services de l’entreprise, puis consolide les données ;
- la base fournisseurs est interrogée sur ces produits ; les réponses sont consolidées et triées en fonction de critères discriminants, aboutissant à une sélection de fournisseurs potentiels ;
- le dossier consultation est envoyé aux fournisseurs sélectionnés avec demande d’information (prix et autres critères transactionnels) ;
- les offres sont comparées sur des critères objectifs, en prenant en compte des coefficients correctifs (par exemple, pénalité pour les fournisseurs qui veulent être payés à 30 jours, ou pour ceux qui ne livrent pas) ;
- la démarche peut se terminer par une phase d’enchères facultative ; celle-ci doit inclure le fait d’informer les fournisseurs sur les coefficients correctifs (pénalités) qui leur ont été appliqués.
RFX ou e-RFX

RFX est le terme générique désignant les différentes étapes de consultation associées à un appel d’offres, et permettant à un commanditaire ou acheteur de faire le choix de l’entreprise la plus à même de fournir un produit ou de réaliser une prestation de travaux ou services : RFQ (Request for Quote) ; RFI (Request for Information) ; RFP (Request for Proposal). Il s’agit de rechercher des informations relatives à ces fournisseurs, afin d’analyser leurs solutions et leur aptitude à répondre aux besoins de l’entreprise. Cela peut impliquer la mise en concurrence de plusieurs fournisseurs ou plusieurs solutions avec comparaison des prix ou d’autres paramètres. « Le RFX est très consommateur de temps, empirique, répétitif, modélisable, soumis à des contraintes administratives et légales. Il doit être auditable », souligne Bertrand Aumoite, DG de BasWare. « Cruciale pour le succès d’une entreprise, l’identification de partenaires commerciaux et d’opportunités commerciales peut être longue et s’avérer coûteuse », constate-t-on chez Ariba.

Les solutions d’e-sourcing offrent généralement des outils (e-RFX) pour aider à réaliser toutes ces étapes plus ou moins automatiquement, via le web. Ces suites collaboratives aident à clarifier les processus, à accéder à des bases de connaissances et des référentiels de bonnes pratiques, visibles et accessibles au sein de l’entreprise. « Un point important de ces outils est la possibilité de capitaliser sur les bonnes pratiques, d’où un gain de temps », note Bruno Tonnelier, directeur associé de Buy.O, société de conseil dédiée aux achats.


Les apports des outils

Gain de temps, tant pour l’entreprise qui achète que pour le fournisseur : le dépouillement des documents et des offres peut se faire en temps réel. Les outils permettent de respecter des procédures de sélection et de validation. « Ils apportent une économie par automatisation des consultations, du transfert et du dépouillement des échanges de documents autour d’un appel d’offres », indique Bertrand Aumoite, qui insiste sur la transparence des consultations et la possibilité d’auditer les différentes étapes. En effet, les outils, en conservant les données relatives à toutes les étapes de consultation et tous les échanges, sont pratiquement indispensables pour assurer la conformité aux réglementations en matière de traçabilité et d’auditabilité. L’application des bonnes pratiques peut être contrôlée. « Les outils gèrent la continuité dans le temps pour un appel d’offres, puisque le système garde toutes les données relatives à celui-ci ; l’exhaustivité de l’information est disponible, y compris les critères de décision », explique Luc Sposito, responsable des achats groupe Total. De plus, « ils permettent de faire de très gros appels d’offres très complexes. » Dans le cas des marchés publics, ces outils permettent de prouver qu’il y a eu égalité de traitement entre fournisseurs.

Via l’outil d’e-RFX, l’entreprise demande aux fournisseurs de saisir des informations sous une certaine forme (Excel ou autre). Ces informations formatées se prêtent aisément à des traitements plus ou moins automatiques pour la qualification et l’évaluation de ces fournisseurs. Elles peuvent être réutilisées ultérieurement. Ainsi, la plateforme d’e-sourcing de BravoSolution comporte un moteur de recherche permettant d’exploiter divers critères dans la recherche de fournisseurs. A partir du résultat de recherche, il sera possible d’envoyer directement aux fournisseurs ainsi sélectionnés une invitation à un événement en ligne (e-RFX, e-enchère).


Le choix de l’outil

« L’e-RFX reste un outil et n’est pas une finalité », souligne Bruno Tonnelier. « L’acheteur peut être tenté de prendre le dossier de consultation papier ou électronique et de le faire monter dans l’outil, ce qui ne permet pas de tirer le meilleur parti de l’outil. » D’où la nécessité d’anticiper sur la réalisation de l’e-RFX afin de l’adapter aux capacités de l’outil. En effet, celui-ci permet d’augmenter le périmètre de consultation et de qualifier un nombre plus important de fournisseurs, par rapport au processus non outillé.
D’où surtout l’importance du choix de l’outil. Ce choix est d’ailleurs de plus en plus grand, dans la mesure où les éditeurs couvrent un spectre fonctionnel de plus en plus large du SI achat. « Le succès du déploiement de ces outils repose sur la formation et un accompagnement à l’utilisation de l’outil, du moins pour le premier RFX », ajoute Bruno Tonnelier.